Colaborando a llevar a la práctica la colaboración (Cap. 8 de INprendedores)

INprendedores

Aquí teneis mi aportación al libro INprendedores, experiencias  y reflexiones sobre el arte del intraemprendizaje dentro de las organizaciones. Se trata del capítulo 8 “Colaborando a llevar a la práctica la colaboración” (pág. 93-106), que se ha presentado esta tarde en EOI (Madrid). ¿Consideráis que es una buena estrategia para emprender desde dentro de la Administración pública? Me gustaría conocer vuestra opinión.

El uso de las redes sociales está provocando un cambio cultural basado en la colaboración, una participación más activa de las personas y una nueva manera de gestionar el conocimiento, que propicia una nueva forma de gestionar y prestar servicios públicos. En este nuevo escenario, ciudadanía y Administración se plantean usar herramientas y estrategias que hasta no hace mucho o bien no existían o estaban relegadas a usos sociales, lúdicos o privativos.

¿Cómo afectan las redes sociales a las Administraciones? ¿Cómo pasar de la excesiva teorización a los planes de acción? ¿Qué papel tienen los funcionarios? ¿Cómo debemos organizar el tránsito de una Administración jerárquica a una de relacional?

La idea principal del capítulo se basa en la convicción que este cambio de paradigma es un escenario excelente para la innovación y el cambio.

Tecnología humanizada

Hasta hace poco tiempo habitualmente asociábamos el éxito de los recursos tecnológicos a la capacidad que tienen las organizaciones para financiarlos o exclusivamente a sus funcionalidades. Bastaba con la adquisición de la aplicación de gestión de moda en el sector, aderezado, eso sí, con el asesoramiento de la consultora puntera en aquella materia para considerar que ya teníamos garantizada la primera posición en la gestión exitosa de aquella problemática.

Pero entender la tecnología simplemente como una herramienta ha sido una concepción errónea vigente en el mundo de la empresa y también, según como en más medida, en la Administración. En este planteamiento se olvida, como insisten todos los demás capítulos del libro In-prendedor, el componente esencial: la persona, su motivación y los usos que hace de la herramienta. Esto explica que, en organizaciones con situaciones análogas, con recursos y herramientas parecidas pero con personas con mayor o menor motivación se pueden lograr resultados enormemente distintos. O hasta incluso conseguir mejores resultados con menos recursos pero con personas más preparadas y motivadas. Dicho lo cual, parece que la clave será por qué tipo de capacitación y qué sistemas de motivación vamos a optar en nuestra organización.

Hay un montón de ejemplos que nos muestran que la solución radica en el modo de hacer las cosas. Es ya un tópico el ejemplo de la NASA (referenciado en múltiples artículos [1]), que invirtió 12 millones de dólares y seis años de trabajo para diseñar un bolígrafo que escribiera en ausencia de gravedad, mientras que la agencia homóloga rusa lo solucionó utilizando un lápiz. El ejemplo nos muestra que, en innovación, los resultados no son directamente proporcionales a la inversión en recursos hecha y, en cambio, sí que resulta relevante hacer elaborar adecuadamente un producto o un servicio.

En los últimos treinta años la tecnología ha cambiado todo nuestro entorno. Hemos pasado de la informática costosa para gestionar individualmente nuestros asuntos a un mundo, el de las redes sociales, donde los ordenadores y las aplicaciones están conectados a Internet.

 

¿Dónde están los Trilobites gigantes?

Qué manera de evolucionar la nuestra: hemos pasado de desear disponer de contenidos, información y conocimiento en local a anhelar poseerlos en común con los demás.

Hace algunos años, cuando la música empezó a sonar sin tener que depender del aparato que la reproducía, nos entestamos a coleccionar discos de vinilo, casetes o CD. Nuestra sensación de libertad aumentaba porque podíamos acceder a ella en el momento que más nos apetecía.

El acceso a los contenidos comportaba esta sensación de privacidad. A veces, incluso, conllevaba enfermizas esperas o extraños acuerdos con los libreros del barrio para no perderse aquel capítulo de la historia del rock o de la ópera pensando que, si no lo lográbamos, nuestro bagaje cultural se vería seriamente amenazado y perderíamos nuestro preciado valor: ser expertos roqueros o en el mundo de las arias, daba igual. Lo mismo había sucedido, muchos años antes, con los libros y todo tipo de publicaciones en soporte papel.

La avidez por adquirir contenidos y conocimiento nos había llevado a forrar literalmente las paredes de nuestros habitáculos con libros, CD y objetos similares que permanecían estáticos acumulando años y polvo. Llegados a este punto la historia solía tener dos desenlaces: o bien ocurría ese momento crítico que es una mudanza, o bien el momento no era tan dramático pero debíamos deshacernos de buena parte del legado. En ambos casos percibíamos el coste que debíamos pagar por haber deseado tener el conocimiento tan cerca. ¡Con lo que nos había costado acumularlo! ¡Qué haríamos ahora cuando en algún momento de la vida necesitáramos saber a qué periodo pertenecían los trilobites gigantes del norte de África! ¿Ordovicense, Silúrico o Pérmico? Gran disyuntiva y más aún sin el legajo de papeles que tanta seguridad nos había dado…

En pleno siglo XXI nos vamos deshabituando de coleccionar contenidos en nuestra esfera local para poder ser consultados, siendo muy benévolos, ¿una vez cada diez años? Alguien habrá que lo siga intentando. En cualquier caso, poca gente. Por suerte, ante la dificultad de poseer físicamente toda la información que pudiéramos necesitar, la informática e Internet han ido desarrollando nuevas formas de externalizar el acceso a la información, acceder a ella cuando la necesitamos y, lo mejor, la posibilidad de filtrarla y gestionarla colectivamente.

 

Formación actual = monólogo caro

Observamos, pues, como la tecnología hace posible que las personas tengamos ahora la oportunidad de acceder a todo tipo de contenidos, relacionarnos y contactar con quien queramos para hacer cincuenta mil actividades, aprender en todo momento y comunicar en tiempo real. Y todo esto lo podemos hacer de modo fácil e intuitivo, con o sin coste, mientras que las instituciones han gastado mucho tiempo y dinero estudiando cómo organizar la información en sistemas documentales, cómo jerarquizarla y hacerla accesible a las personas.

Además, los intentos de mejora en la Administración llevan varios decenios escorados en desarrollar el espíritu innovador de los funcionarios considerados como entidades individuales. Formación que, en el caso de conseguir algún fruto en la práctica, puede caer fácilmente en saco roto cuando dichos profesionales son trasladados de destino.

Para que la Administración avance hacia un sistema colectivo enfocado a las necesidades reales de la ciudadanía, hace falta que coincidan estos factores personales de motivación y actitud (querer), los conocimientos (saber) y las condiciones mínimas organizativas (poder: clima de trabajo, estructura administrativa, liderazgo de apoyo a las iniciativas, reconocimiento, formación).

Como decíamos, hasta ahora la ciencia de  la gestión pública clásica ha centrado sus esfuerzos en sobreformar a los miembros de la Administración con conocimientos de mejora profesional desde una perspectiva individual en el dominio de las TIC (cursos de Windows, Office…), técnicas de gestión (dirección por objetivos DPO, análisis de oportunidades-amenazas DAFO…), habilidades directivas (dirección de reuniones, comunicación en público…). Son programas formativos necesarios pero completamente insuficientes parar las organizaciones actuales, que deben involucrar, vincular y comprometer a sus profesionales. En estas organizaciones la formación se focaliza en la cultura (valores y vínculos), el aprendizaje (interpretación de realidad cambiante), los equipos (comunidades autónomas con poder para introducir cambios), la calidad (que afecte transversalmente a todos los productos y procesos) y la visión (cómo piensa la organización, conocimiento compartido…).

Este enfoque promueve la capacitación de las personas no sólo para cumplir las finalidades de la organización sino también para ampliar su campo de actuación. Y esto conllevará cambios en el liderazgo, la toma de decisiones y los mecanismos de control vigentes hasta ahora.

¿Cúantos Isidoros y primates?

La realidad es que seguimos viviendo en una sociedad gobernada por dirigentes que lideran con acciones y saber fundamentados principalmente en procesos particulares y en la especialización individual, a pesar de que empiezan a despuntar organizaciones que se transforman gracias a incipientes dinámicas colaborativas apoyadas en esta tecnología más social de las últimas décadas. Pero todavía quedan muchos San Isidoros a los que convencer de que no hace falta encarar solos y desde la vieja lógica de jerarca todas las complejas situaciones actuales.

Pero ¿quién era San Isidoro? Fue obispo y pedagogo (Cartagena 560 – Sevilla 636, a remolque entre los siglos 6 y 7 dC), que convirtió a no pocos reyes visigodos al catolicismo en la turbulenta España de la época. Ante todo, se trataba de un sabio, cuya producción mantuvo vivo el conocimiento de los romanos a lo largo de casi un milenio. Una especie de Wikipedia con patas. Seguramente por esta razón en el año 1999 fue proclamado santo patrón de Internet.

Su obra más conocida es Etimologías, un trabajo inmenso que denotaba que San Isidoro sabía de dónde procedían todas las palabras. Y, si no lo sabía, se lo inventaba. Los estudiosos de su obra creen que una cuarta parte son disparates, que nadie validaba por la sencilla razón que eran pocos los que tenían acceso al conocimiento que se transmitía en los distintos soportes documentales y a través de las escuelas de la época.

Por ejemplo dice que los castores deben su nombre al verbo castrare en latín, que significa lo que parece significar, por lo que deducía que estos animales eran capaces de automutilar sus genitales con sus dientes incisivos [2].

¡Y semejante estupidez, por inaudito que parezca, logró sobrevivir más de mil años!

Otra analogía interesante con el tipo de liderazgo de las organizaciones, la hace Bermúdez de Castro, codirector de Atapuerca, al integrar evolución humana y gestión de equipos, en el libro La evolución del talento [3]. En él afirma que nuestro pensamiento racional está condicionado por nuestros viejos rasgos de primates: territoriales, jerárquicos y con apetencia sexual de las demás especies.

Según Bermúdez, el líder natural en los primates es: generoso, pragmático, estratega, comparte información, busca el éxito del grupo.

Y apostilla: «Los líderes naturales no abundan y por esto muchos grupos están regidos por personas con poca capacidad de liderazgo, capaces de infundir miedo –describe el autor–. Son pequeños dictadores rodeados de unos pocos seguidores a quien favorecen a cambio de su fidelidad. Como la información es un bien preciado, se la reservan. Su objetivo es mantener la jerarquía. Los individuos de la organización se frustran porque no desarrollan todo su potencial y cumplen lo que tienen encargado sin más». El autor avisa «aunque la capacidad personal del dirigente sea elevada, la innovación es fruto de la libre interacción entre dos o más individuos». «Hoy no hay éxito en solitario. Un líder debe conocer las habilidades de cada uno, delimitar las competencias y dar libertad de acceso a su creatividad»

Cuesta imaginar que los liderazgos actuales no puedan ser analizados bajo esta óptica tan primatológica, pero es interesante constatar cómo el autor concluye que «La innovación es fruto de la libre interacción entre dos o más individuos».

Colaborar compitiendo

Tradicionalmente se ha afrontado la reforma de la Administración desde un punto de vista infraestructural y organizativo; y este planteamiento de poco ha servido para potenciar la implicación de las personas. El cambio en la Administración está directamente relacionado con el entusiasmo de sus profesionales. El cambio es antes que nada emocional y está ligado a los valores que apuntan la relación, el trato i la actitud con las personas.

Sin embargo, no basta con responder creativamente a situaciones dinámicas nuevas o ya existentes. Las organizaciones pueden ser competitivamente diferentes si ofrecen/obtienen resultados de calidad que satisfagan al usuario, a partir de los recursos disponibles, empoderando y responsabilizando a los profesionales.

El hándicap es que, como se ha apuntado en otros capítulos, la medida matemática del trabajo individual es una ilusión óptica. Un escenario diferente, por ejemplo un nuevo marco legal de la función pública que superara la contratación indefinida del funcionariado, aportaría más posibilidades de evaluación de su capacidad productiva.

Otros valores como la colaboración, que fomentan el entusiasmo y el sentimiento positivo de adscripción, nos pueden ayudar a tener una organización más productiva.

Para estos menesteres, y sobre todo para medir el impacto de nuevas formas de trabajo colaborativo, nos será útil aplicar la metodología que propone Ivàlua (Instituto Catalán de Evaluación de Políticas Públicas) [4] con la fórmula: Impacto = Y1 – Y0 ; en donde:

Y1 = outcomes producidos con la intervención pública

Y0 = outcomes producidos sin la intervención pública (contrafactual).

Se trata siempre de encontrar unidades con rasgos similares a las que participan del programa que se evalúa.

Por ejemplo: evaluar la política de los programas del Departamento de Educación para dotar de más autonomía a los centros educativos para mejorar la calidad de la educación:

Y1 = calificaciones del alumnado de estos centros dotados de más autonomía

Y0 (hipótesis contrafactual) = calificaciones del alumnado en escuelas similares pero que no están en el programa

Dicha fórmula es la que se siguió para evaluar el impacto de la comunidad de educadores sociales del programa Compartim [5], presentado en los premios de ePractice de la Unión Europea [6]. El resultado prueba que el trabajo colaborativo es más eficiente y aporta grandes ahorros a la Administración.

También es destacable la tabla ‘Empresas que reportan beneficios medibles por el uso de las tecnologías 2.0’ del Mckinsey Quarterly Global Survey 2009, publicada en el Informe Sociedad de la información 2009 [7].

Como vemos, empezamos a tener registradas experiencias exitosas de reconocimiento de profesionales que consiguen resultados a través del trabajo colaborativo. Y, asimismo, se constata que la incentivación de su producción, por medio de emolumentos dinerarios u otros, deviene un sistema perfectamente viable en la Administración actual.

El camino hacia una cultura corporativa que sitúe la persona en el centro de la organización no es nada fácil. Dialogar en el trabajo; compartir experiencias, valores, ideas…; aprender juntos; fomentar la autonomía en la toma de decisiones técnicas para solucionar necesidades y problemas individuales y sociales; promover un marco estratégico de mejora institucional que permita integrar las nuevas aportaciones; etc.¡Vaya trabajo duro espera a los que se decidan por esta vía! Pero la inversión que vayamos a hacer se verá compensada en todos los niveles puesto que los cambios son más sostenibles en el tiempo.

La sustitución de la Administración jerárquica debería lograr transformar las prácticas profesionales y organizativas, a partir de principios como el diálogo, la comunicación, el consenso y un sistema de trabajo colaborativo. Y este proceso de cambio debe incluir a directivos, profesionales, ciudadanía y demás actores públicos.

La Administración debe entender que no está sola en la generación de valor público: hay múltiples actores igual de relevantes que desean trabajar en red para el ciudadano. Una buena muestra de ello ocurrió a raíz de la nueva web de Cercanías (en catalán, Rodalies) de Renfe en Cataluña, en ocasión de la transferencia de su gestión. Desde la Administración autonómica había un sentimiento de orgullo porque se iba a publicar una nueva web que aportaba más valor en atención a la ciudadanía con mejores servicios informativos sobre incidencias en la red ferroviaria. Pero cuál fue la sorpresa cuando, unas horas antes, aparecían en Internet varias iniciativas de otras organizaciones y usuarios en forma de web que agregaban mensajes de Twitter enviados por ciudadanos desde el lugar de la incidencia [8]. Felizmente, la sorpresa y desconocimiento iniciales dieron paso al diálogo y la relación entre todos los actores implicados, lo que permitió valorar la complementariedad de todas las acciones. Se podía constatar en la práctica que todos éramos nodos de una misma red horizontal: la información de la Administración tiene valor oficial pero nunca será tan rápida y valiosa como la aportada por el ciudadano desde el propio momento de la incidencia.

En este sentido, una de las tareas más arduas del in-prendedor debe ser facilitar la transición de la ciencia de gestión pública clásica –y vieja, esperemos que nadie se ofenda ante la evidencia– a nuevos sistemas relacionales basados en la innovación por colaboración, el trabajo en red y horizontal, un liderazgo más conector que jerarca, una relación con los demás actores más como nodo en una red de igual a igual, etc., más acorde con el liderazgo natural de Gary Hamel [9]: «… la principal responsabilidad del líder es construir el tipo de entorno que permite y fomenta la excelencia, la colaboración y la innovación de todos los miembros de la organización»  Su actitud, esta visión más táctica en la gestión del cambio, va a resultar decisiva para acortar plazos en el avance hacia estas nuevas organizaciones.

En la línea de trabajar en línea

Tal y como expone Joaquín Gairín en la introducción del libro El trabajo colaborativo en la Administración [10], para que tenga efecto el trabajo de las comunidades, sean de la naturaleza que sean (de interés, aprendizaje, con objetivos…), deben darse algunas circunstancias:

–     Las personas son el centro y están en igualdad de condiciones.

–     Deben poder participar dialogando en estructuras horizontales y desarrollarse en ellas.

–     Tienen que producir conocimiento de manera dinámica que aporte valor a la organización.

–     Y que estas nuevas prácticas sean sostenibles en el tiempo.

Este nuevo modo de trabajar va a comportar una retahíla de reuniones presenciales y exigirá muchos esfuerzos de coordinación. La tecnología actual ha desarrollado buenos espacios para la interacción y socialización del conocimiento. Son las plataformas para el trabajo en línea de las comunidades. Los estudios más recientes afirman que estos entornos no disminuyen el nivel de sociabilidad de las personas, por más que funcionen con otro tipo de dinámica y requieran otras técnicas de dinamización por parte de personas que deben promover un ambiente lo suficientemente motivador para facilitar la elaboración y gestión de conocimiento.

Diversidad e hibridación para innovar

A menudo, en el mundo de las redes sociales y su capacidad transformadora para con las organizaciones, nos quedamos en explicaciones teóricas, a veces muy agudas, sublimes, en una especie de “fiesta de convencidos” como ha apuntado Genís Roca en alguna ocasión. Parece como si, después de habernos decidido correr una importante maratón, y, como exige un esfuerzo mental muy fuerte, nos pasáramos el día imaginando todo lo que deberemos tener en cuenta (partes del cuerpo que más trabajan, características del circuito, climatología probable…) y tomando reconstituyentes para tonificar los músculos. Si seguimos así, acabaremos obteniendo una mente y un cuerpo muy preparados, pero seremos incapaces de dar un solo paso de auténtico atleta. Desde el diván no vamos a ganar esta maratón🙂

Los in-prendedores tenemos un sentido más práctico y proveemos de soluciones aplicables en las organizaciones en general y esta es la voluntad del libro. En el tema que estamos tratando en este capítulo, pues, deberíamos ser capaces de concretar soluciones prácticas para trabajar colaborativamente. Y apuntarnos al trabajo en red en grandes organizaciones.

Un error frecuente es centrar nuestros esfuerzos en una parte de la organización. El éxito de lograr que varias unidades de la organización funcionen aplicando sistemas de trabajo en red no es sostenible en el tiempo. Lo mismo que nos sucedía con la formación: es un sistema sumamente frágil ante cualquier cambio de las personas que lo protagonizan.

¿De qué estamos hablando pues?

Se trata que, trabajando colaborativamente y en red, los profesionales puedan innovar aportando conocimiento –que es percibido como valor por los usuarios– a los servicios de la organización a partir de las funcionalidades inherentes a Internet, las redes y las TIC en general [11]:

–           En la gestión: disminución del tiempo, ahorro de desplazamientos, trabajo en red, supresión de las partes que no generan valor.

– En la prestación: comercialización, simulación, accesibilidad, compartición de conocimiento, explotación de recursos multimedia, promoción de actividades, etc.

Con este modelo estamos innovando servicios de mucho valor para la organización: visualización de datos en mashups con Google Maps, simulación de servicios para decidir mejor, traducción automatizada de webs y blogs, tablones de anuncios digitales para promover ideas, blogs para bancos de conocimiento, etc. Es un poco el modelo de innovación bottom-up, por el que los usuarios buscan usar la tecnología de manera distinta a la prevista inicialmente.

Para la innovación de servicios y también productos, la idea principal es la mezcla de funcionalidades y atributos. De hecho, es ésta la idea que subyace en la mayoría de modelos de innovación: mezclar para innovar.

Un buen ejemplo lo encontramos en una empresa de los alrededores de Barcelona. Corrían los años setenta, exactamente el 1969, cuando dos empresarios sabadellenses cierran la factoría textil por la feroz crisis lanera y deciden invertir en algo completamente nuevo. Para ello se fijan en el negocio de la restauración, pero no una cualquiera: les gustaba la de la comida rápida que habían tenido ocasión de conocer en sus viajes a las ferias internacionales del textil.

Habían cruzado el charco varias veces para visitar los EEUU. Allí los hot-dogs habían pasado de la originalidad al adocenamiento. Y además era más que conocida la baja calidad de sus productos y los efectos over-weight que habían causado entre la población.

Simultáneamente habían conocido la cuna de aquellos perritos calientes, que, como cualquier invento que se precie, se la disputan dos países: Alemania y Austria. Les encantaba la extraordinaria calidad del frankfurt originario y la cuidada estética en el servicio con indumentaria tirolesa incluida.

Tenían ante sí un auténtico dilema que se había resuelto siempre optando por uno de los dos modelos. Pero ellos fueron diferentes y optaron por crear un servicio híbrido con los atributos más positivos de los dos modelos. Así fue cómo nació Viena, la empresa de comida rápida más famosa en Cataluña, que es además un referente social por el trato a todo tipo intolerancias digestivas y la concesión de becas a sus empleados para que estudien, con la aportación de la totalidad de los costes si aprueban, lo cual, en un momento en que se argumentan recortes y reducción de gastos sociales para generar riqueza, es sorprendente y meritorio.

 

Por una propiedad intelectual inteligente

Sin embargo, para que la hibridación y el mestizaje de servicios sea posible, necesitamos un nuevo concepto de propiedad intelectual y derechos de autoría que la facilite.

En esta materia, un artículo de Ciberpaís [12] nos recordaba el vídeo de la boda de Jill Peterson y Kevin Heinz (julio de 2009). Entran bailando al ritmo de Forever, la canción de Chris Brown y hacen una divertida grabación (también del divorcio :P). Resultado: en una semana se producen 10 millones de visitas y al cabo de pocos días superaron los 50.

Casi inmediatamente la casa de discos de Brown, mediante el robot que Youtube habilita, Content ID, descubre que el vídeo usa ilegalmente la canción. Sin embargo decide, en lugar de retirarlo, monetizar el hecho y sacar provecho de la popularidad de la boda. Inserta anuncios encima del vídeo y enlaza a la tienda para comparar la canción. ¿Qué logra con ello? En una semana las canciones vendidas suben de 3.000 a 50.000, la canción se coloca en primeras posiciones en iTunes y las visitas al vídeo oficial de Brown se multiplican por 2,5.

Por desgracia, no nos es difícil imaginar que habría sucedido en un caso análogo en nuestro país. Uno puede tener la sensación que vivimos en una constante visceralidad en algunos temas y en éste especialmente. Pero como buenos in-prendedores no debemos resignarnos a evitar que el debate se enquiste. Para ello, tomamos prestadas del blog de Gonzalo Martín  [13] varias ideas que podrían facilitar la entente que tanto invocamos:

–    Respetar un posible plazo reducido de protección de las obras.

–    Acceso público a la obra si no hay ánimo de lucro.

–    Reutilización del conocimiento de lo que produce la Administración.

–    Citar bien las obras protegidas por derechos de autor y difundidas en abierto CC.

–       Posible apoyo gubernamental a la reconversión de la industria tradicional de contenidos.

–    Ser más flexibles para usos lícitos en un espacio más amplio al estilo del fair use de la legislación anglosajona-

–    Otras medidas que faciliten implementar un nuevo régimen de propiedad intelectual y derechos de autoría.

Estación de trabajo colaborativo y redes sociales

La transición de las grandes organizaciones hacia modelos de trabajo en red es una tarea tan compleja como incierta. Se trata pues de aprovechar todas las oportunidades para inocular el virus del trabajo colaborativo en red.

Probablemente con personas con más inteligencia y conectadas entre sí, San Isidoro no habría existido, como tampoco existiría la cadena de establecimientos Viena sin la situación de crisis del textil que la originó y sin la hibridación de ideas…En esta coyuntura debemos plantearnos organizar un sistema de trabajo que relacione:

– inteligencia colectiva

– ideas híbridas

– un enfoque de la propiedad intelectual más abierto

– colaboración para realizar las tareas conjuntamente

¿Cómo podemos avanzar el paso de las organizaciones hacia este nuevo modelo?

En los últimos tiempos, presenciamos la aparición de plataformas y aplicaciones facilitadoras del trabajo colaborativo pero que, en la mayoría de ocasiones, la interacción en estas aplicaciones suele tener lugar fuera del entorno corporativo. Por dicha razón, insistimos en intentar complementarlas con sistemas más cercanos a los procesos cotidianos de los profesionales, en lo que sería la estación de trabajo colaborativo [14].

Por un lado, además de los programas que nos permiten monitorizar nuestra presencia en la Red, dispondremos de una aplicación que resulta determinante en nuestra acción colaborativa: los lectores de RSS, como Google Reader. A través de este programa nos suscribiremos a los feeds de contenidos estáticos (blogs…) y a búsquedas (para seguir determinadas etiquetas y conceptos) y podremos compartir carpetas con personas con intereses afines dentro o fuera de nuestra unidad que nos facilitarán en gran medida el acceso a una información común.

Por otro lado, además de la monitorización compartida con Google Reader, impulsamos actuaciones que refuerzan el trabajo en red en la Administración:

1. Estratificar un etiquetaje de favoritos común y crear una red (network) en delicious, con la participación de documentalistas, sociólogos y otros profesionales, para compartir la información de cada área de conocimiento (departamento, empresa pública, etc.).

2. Compartición/transferencia de archivos grandes por Dropbox (o Adrive, Boxnet…)

3. Entorno personal y corporativo en Netvibes o iGoogle, para, a través de widgets y plugins, favorecer la widgetización de los servicios.

4. Elaborar documentos conjuntamente por Google Docs o abrir wiki para información no residente en la red.

Y, por último, va a resultar crucial plantear la presencia de nuestra Administración en las redes sociales. A partir del marco y objetivos estratégicos, vamos a diseñar y conceptualizar dicha presencia, con las correspondientes fases y fluxogramas hasta la evaluación de resultados. Esta presencia aún incipiente pero decidida de alguna Administración [15] es a nuestro parecer el detonante del auténtico cambio de la Administración en todos los sentidos.

Decíamos antes que las teorías de la gestión pública clásica han hecho sólo cosquillas al mastodonte Administración. Lo que viene ahora es cosa muy distinta porque, con las redes sociales, entramos en un terreno propio de la ciudadanía. Y aquí el ciudadano tiene sus propias opiniones, que el funcionario tiene la obligación de escuchar y dar respuesta adecuada. Los usuarios de estos espacios deben percibir nuestra presencia como no intrusiva, que participamos de igual a igual y que es una relación útil para sus intereses. Podemos imaginar fácilmente que muchos perfiles de la Administración en las redes van a lograr su normalización, esto es, que llegue a ser una organización que ofrezca servicios con valor añadido, de manera eficiente y consiga satisfacer e implicar la ciudadanía.

En la Administración también cantamos y bailamos

Antes de las conclusiones, una referencia muy breve a un ingrediente imprescindible en todo proceso colaborativo y de innovación: la creación de iniciativas lúdicas y artísticas para afianzar la cultura y el sentimiento grupal. Esta faceta debe ir más allá del simple espacio para anunciar las aficiones de los profesionales. Será determinante cruzar la dimensión profesional con la social y la personal en consonancia a lo que significan las redes sociales.

La promoción de actividades artísticas, lúdicas y sociales de todo tipo es un elemento clave en la estrategia de cambio de la Administración y organizaciones. ¡Cuánta gente se reúne a la hora de la comida para ensayar en corales de todo tipo! ¡Cuántas ligas de fulbito animan la relación de muchos profesionales! ¿Nos imaginamos potenciando las dimensiones artísticas y sociales del funcionariado? Saldrían músicos, futbolistas, ajedrecistas, personas que intercambian servicios en el tiempo libre (clases de inglés, canguros, reparaciones…), poetas… ¡y hasta incluso bailarines! Que darían lugar a diferentes maneras de vivir y presentar la organización, como caminatas colectivas o alguna que otra lip dub [16]…

Conclusiones

El uso de las redes sociales está provocando un cambio cultural basado en la colaboración, una participación más activa de las personas y una nueva manera de gestionar el conocimiento. Este mismo desarrollo tecnológico está propiciando una nueva forma de relación entre individuos e instituciones y, a su vez, que las organizaciones se planteen usar herramientas y estrategias que, hasta no hace mucho, o bien no existían o estaban relegadas a usos sociales, lúdicos o privativos.

El trabajo colaborativo emerge como la forma idónea de poder afrontar las complejas necesidades y problemas recurrentes de la sociedad contemporánea, en dos sentidos: internamente, para generar conocimiento colectivo y transformarlo en valor innovando servicios, y, externamente, actuando relacionalmente con los demás actores implicados en el valor público: ciudadanía, proveedores, otras organizaciones, etc.

Por esta razón adquieren especial relevancia las formas de organización del funcionariado. Es decir, cómo construyen la denominada estación de trabajo colaborativo y también de qué modo la Administración va a estar presente en las redes sociales en Internet.

La intención de este capítulo ha sido aportar ideas prácticas para avanzar hacia el cambio desde dentro de la Administración, aprovechando que el nuevo paradigma social constituye una oportunidad excelente para la innovación y la mejora.

Datos del autor

Jordi Graells Costa www.graells.cat, experto en comunicación web, redes sociales y gestión del conocimiento. Actualmente es subdirector de Contenidos e Innovación en la Generalitat de Catalunya. Premio Nadal Batle de la Universidad de Illes Balears, sobre TIC, en su cuarta edición 2002. Ha publicado y participado en las publicaciones: Innovar x Internet (EAPC, 2004), El trabajo colaborativo en la Administración (Departamento de Justicia. Generalitat de Catalunya. Barcelona, febrero de 2010) y Guía de usos y estilo en las redes sociales de la Generalitat de Catalunya (Barcelona, junio de 2010)

 

Referencias

[1]   Blasi, Alexandre. “El saber y el saber hacer: la tecnología y las herramientas” en tni-Tecnonews. Barcelona, 9 junio 2010. www.tecnonews.info/revista/editorial/_ty0dVcZnHNmokOF7tzuIHilbbqMba_tx1f83fkNhZhQ

[2]   Wilkinson, John W. “San Isidoro” en Globish. Magazine de La Vanguardia www.lavanguardia.es

[3]   Bermúdez de Castro, José M. La evolución del talento. Ed. Debate. Barcelona, 2009. http://es.wikipedia.org/wiki/José_María_Bermúdez_de_Castro

[4]   Ivàlua (Institut Català d’Avaluació de Polítiques Públiques) www.ivalua.cat
Escuela de Administración Pública de Cataluña. ‘La corresponsabilidad de los usuarios en la prestación de servicios’ y ‘La evaluación en Catalunya’ en Escola Innovació núm. 14-15, octubre y diciembre de 2009. Barcelona, EAPC.

[5]   Graells, Jordi. Presentación en Slideshare ¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración? Barcelona, diciembre de 2009 CC BY 3.0 www.slideshare.net/jordigraells/productividad-cop-administracin-esp

[6]   Generalitat de Catalunya. Departamento de la Presidencia. Díptico en Slideshare Boosting eGov innovation by Communities of Practice. Malmö, noviembre de 2009 CC BY 3.0 www.slideshare.net/gencat/e-catalunya-y-cop-esp

[7]   Fundación Telefónica. Informe Sociedad de la información 2009.  Tabla ‘Empresas que reportan beneficios medibles por el uso de las tecnologías 2.0’ del Mckinsey Quarterly Global Survey 2009. (p. 38)
http://e-libros.fundacion.telefonica.com/sie09/aplicacion_sie/ParteA/datos.html

[8]   Generalitat de Catalunya. Departamento de la Presidencia. Web Rodalies de Catalunya, marzo de 2010 www.gencat.cat/rodalies
Iniciativas ciudadanas: http://rodalies.info / http://r.odali.es/#_home

[9]   Hamel, Gary. Reinvent the work of executive leadership. www.managementlab.org/node/reinvent-work-executive-leadership

[10] Generalitat de Catalunya. Departamento de Justicia. El trabajo colaborativo en la Administración. Ed. Debate. Barcelona, 2009. CC BY 3.0 www20.gencat.cat/docs/Justicia/Documents/ARXIUS/trabajo_colaborativo_compartim.pdf

[11] Graells, Jordi. Presentación en Slideshare Curso Innovar x Internet. Barcelona, octubre de 2007. CC BY-NC-ND 2.5 www.slideshare.net/jordigraells/curs-innovar-x-internet-part-44-innovaci-i-gesti-del-coneixement-innovation-and-knowledge-management

[12] Martín, Javier. “YouTube ayuda a los creadores a rastrear su material ilegal y sacarle provecho” de 25 marzo 2010 en Ciberpaís www.elpais.com/articulo/portada/YouTube/ayuda/creadores/rastrear/material/ilegal/sacarle/provecho/elpepisupcib/20100325elpcibpor_2/Tes

[13] Gonzalo Martín. Blog “La industria audiovisual” http://industriaaudiovisual.blogspot.com.

[14] Graells, Jordi. Presentación en Slideshare Estación de trabajo colaborativo Barcelona, mayo de 2010 CC BY 3.0 www.slideshare.net/jordigraells/estacin-de-trabajo-colaborativo

[15] Generalitat de Catalunya. Departamento de la Presidencia. Guía de usos y estilo en las redes sociales de la Generalidad de Cataluña. Barcelona, junio de 2010 CC BY 3.0 www.slideshare.net/gencat/gua-de-usos-y-estilo-en-las-redes-sociales-de-la-generalidad-de-catalua

[16] Generalitat de Catalunya. Departamento de Justicia. Lip dub Justícia 2010. El Terrat Produccions y música “Llença’t” (del grupo Lax’n’Busto). Barcelona: Ciutat de la Justícia, 6 mayo de 2010 www.youtube.com/watch?v=VYvXUf3jxwE

10 thoughts on “Colaborando a llevar a la práctica la colaboración (Cap. 8 de INprendedores)

  1. ¿Pero cómo pasar de una Administración jerárquica a otra más relacional? Hay está el problema. A lo mejor la solución la tenemos nosotros mismos. Me explico. Afrontar el cambio en la administración, mi administración, en la que trabajo, es una tarea que siempre hemos dicho que necesita la implicación de todos los estamentos y sobre todo de liderazgo desde arriba. Pues no, yo desde hace ya tiempo me he apuntado a la subversión, idea que tomé prestada de @cumclavis, hay que olvidarse de tratar a la organización en su conjunto ni tampoco esperar que la organización en su conjunto nos trate a nosotros.

    Intentar provocar pequeños cambios. Con el cambio de actitud de una persona, con el dialogo entre iguales, impulsando relaciones horizontales, creando red a la hora de abordar los proyectos, así también se consiguen los cambios. Es posible que tardemos mucho, ya que no somos muchos los convencidos, pero llevamos tantos años igual que no tenemos miedo al tiempo. Son ya demasiados primates y mamuts.

    Como bien apuntas con las redes sociales entramos en el terreno propio de la ciudadanía, pero ojo, también entramos en el terreno de los trabajadores de la propia organización.

    ¿Ha llegado la hora de los INprendedores en la administración pública? Sinceramente creo que sí. Es hora de afrontar el cambio desde dentro, porque se está produciendo. Quizá desde fuera es más difícil de apreciar, cuesta hacerlo desde dentro, pero creo en él.

    La práctica de la “subversión”, bien entendida, es el mejor antídodo a la “fiesta de convencidos”, es algo así como aquello de pedir perdón antes que pedir permiso.

    Un gran capítulo para un gran libro.

    M'agrada

  2. Completamente de acuerdo, Antonio. Las nociones que expone el capítulo son aportaciones reales, experiencias que ya están impulsando –por suerte– varias personas y varias organizaciones.

    Cuando me propusieron participar en la redacción del libro INprendedores tenía claro que aportaría no sólo ideas sino acciones que se están materializando y que se pueden llevar a la práctica.

    Por eso hablamos de la vertiente humana de la tecnología, de una nueva manera de gestionar la propiedad intelectual, de cómo el personal de la Administración debe formarse de modo colectivo y evitar así el despilfarro que supone formar en cursos clásicos personas individuales, de qué nuevo tipo de liderazgo está necesitada la Administración y demás organizaciones, etc. etc.

    Como dices, la clave está en ejecutar pequeños cambios pero sobre todo realizarlos y huir del exceso de teorización que suele impregnar cuando decidimos tratar este tema. Y es que la INprendeduría sólo puede explicarse desde la experiencia práctica ¿verdad?😉

    M'agrada

    • M’he llegit el capítol d’una sentada: interessant, molt, i ple d’idees que compartim fa temps. I, sí, moltes coses ja han canviat a l’Administració pública, però encara ens queda molt, molt camí per recórrer. Però, com deia el capità enciam aquell, de vegades “els petits canvis són poderosos”.

      M'agrada

  3. Jordi, d’entrada et volia felicitar per l’article. A primer cop d’ull, pot semblar que la transició de la ciència de gestió pública clàssica als nous sistemes relacionals basats en la innovació per col·laboració de què parles serà complexa.

    Bona prova d’això és que actualment a l’Administració és freqüent que algunes unitats siguin molt geloses del coneixement que gestionen, i que la idea de la compartició encara no hagi quallat amb força; aquestes unitats es comporten com si fossin “regnes de taifes”. “Taifa” és una paraula àrab que vol dir “secta”, però també “comunitat”. Si les unitats opten de manera sectària per no compartir el coneixement, és evident que no estan promovent el canvi a l’organització. Si, en canvi, decideixen treballar de manera col·laborativa, amb una mentalitat transversal i de comunitat, penso que tothom hi sortirà guanyant, especialment la ciutadania. Sóc optimista i penso que l’evolució natural provocada pel coneixement de les noves eines d’interacció que ens proporciona la tecnologia ens abocarà cap a aquesta segona opció.

    Per això calen aquests lideratges connectors (més que no pas jerarques) de què parles, però també el suport de treballadors o treballadores públics que, des de la base, combreguin amb els valors de la innovació i el treball en xarxa. I és que “sumant, multipliquem”, oi?

    M'agrada

  4. Molt interessants totes les reflexions que gràcies a la teva feina, Jordi, s’han suscitat. És cert que no podem implantar d’avui per demà un canvi tan profund a l’Administració, però tampoc no podem esperar que es faci primer des de dalt, sinó que l’hem d’impulsar des de baix, amb la nostra feina diària, demostrant que hi ha altres maneres de fer les coses que es basen en el coneixement i la interacció.

    És molt important que cadascun de nosaltres introdueixi petits canvis, cadascú al seu nivell; però, sobretot, és important que tinguem present que ens cal un alt nivell de responsabilitat i professionalitat, i que hem de triar bé per on comencem i trobar una bona manera de demostrar posteriorment que anem pel bon camí. No és tan difícil, només cal… començar JA!!

    M'agrada

  5. Enhorabona pel capítol i per l’estil fresc i proper que has emprat. Això del boli i la NASA me l’apunto😉
    Més enllà de l’anècdota, tractes un tema que m’interessa particularment, el del lideratge…
    No és pas una característica aïllada a un àmbit concret, ni que es doni en exclusiva en un sector o altre. És ben generalitzada la cultura del “ordeno y mando”, menyspreant el talent i ofegant la iniciativa.
    El tema ja m’apareixia prou clar quan vaig llegir el llibre de Warren Bennis “Gestionar persones és com ensinistrar gats” http://en.wikipedia.org/wiki/Warren_Bennis#Bibliography Afegia una component humana al lideratge. Ni es poden gestionar persones, ni ensinistrar gats. Se’ls pot dirigir, liderar, i per dirigir cal servir (entés en el sentit d’ajudar, de servitud). Llarg camí per recòrrer en aquest sentit.
    Afegiria també un tret que aquest lideratge hauria d’incloure al seu ADN, i és la capacitat de facilitar/establir les condicions que permeten l’arrelament i el creixement de les iniciatives que els “INprendedores” encetin. Seguint les idees de “xarxes líquides” que introdueix l’Steven Johnson al seu llibre “Where Good Ideas Come From: The Natural History of Innovation” http://en.wikipedia.org/wiki/Steven_Berlin_Johnson , cal dotar d’un substrat on la combinació de factors es vegi afavorida… així com el mar va ser l’origen de la vida al nostre planeta, i va permetre passar d’espècies microscòpiques a les que eren “adjunts possibles” (els miracles a Lourdes.. molts salts d’un cop no poden ser). Com esmenta el Xavier Lasauca, el lideratge connector. Gran lema!!

    Salut!!

    M'agrada

  6. Hola, Jordi. No voy a ser original: enhorabuena. 

    En primer lugar, felicidades por la riqueza, frescura, corrección y estructuración del capítulo… ¡Hacía tanto tiempo que no leía un texto así, en condiciones…! Denota capacidad y vocación… Generosidad  con el lector donde otros sólo habrían alcanzado a retratar sus  pequeños egos.

    En segundo lugar, gracias por tu invitación al entusiasmo. En un mundo apocalíptico en el que lo más cómodo es el pesimismo y la mordacidad -sobre todo si hablamos de gobiernos y administraciones -, lo realmente comprometido, útil y valiente es sacar pecho y reivindicar el futuro de nuestro sistema público. 

    Ningún gurú, ya sea político o economista, nos descubrirá ahora que ese futuro, en todo caso, requiere de grandes sacrificios (personales y colectivos) y de importantes cambios (un acierto tus sutiles llamadas a revisar el modelo de acceso, organización  y promoción de la Función Pública). 

    Pero pocos, como en este caso, se atreven a invocar un poco más de imaginación y de sentido lúdico en la gestión pública. La colaboración, creo firmemente, es más fácil dentro de la organización si se plantea como un juego y no como un sacrificio ascético-patriótico. ¿No se trata de hacer que entre la luz en nuestros ministerios, que se oiga por fin la palabra del ciudadano en nuestros sacrosantos gabinetes y despachos? Cercanía y transparencia no es dar las “gracias por tu opinión” o los “buenos días” en Twitter”. Es decir “por favor, queremos conocer tus propuestas” o “disculpas,  quizá nos hayamos equivocado”.

    Enhorabuena, también, por la insistencia en la necesidad dentro de las administraciones y las organizaciones políticas de un nuevo liderazgo más pragmático y comprensivo. Lástima que no se enseñe en ninguna escuela superior . Y ojalá, algún día, en este país rompamos el círculo mediocre que imponen el miedo al error, el temor al dedo todopoderoso, la dulce ignorancia y la egoísta adulación. Cuatro años de mandato son, para mí, poco tiempo para que un Gobierno se sienta libre de luchar por el voto y centrarse en planificar el futuro.

    Estoy de acuerdo en el papel que otorgas a las redes sociales. Y no, como bien recalcas, en el sentido de herramienta o tecnología. Su valor reside en su  naturaleza netamente humana, en su aplicación como acelerador de la comunicación, el conocimiento  y la participación abierta y transparente entre personas, no entre jerarquías. Estoy convencido -y ya lo comenté brevemente, hace poco, dentro del debate surgido en el blog de Gencat sobre las tendencias para este 2011 en las administraciones- de que nuestro gran reto es movilizar cuanto antes esa enorme fuerza (ahora pasiva o derrotada) que malvive en el seno de dichas administraciones. No sólo desde arriba o sólo desde abajo. Tampoco con un objetivo a corto o medio plazo dirigido a resultados o estratificado según el puesto jerárquico. Tomando lo comentado por Antonio, la acción pedagógica interna ha de ser decidida e indiscriminada. También al primer hombre que pintó bisontes en una cueva lo acusaron de idealista e improductivo… Y hay tenemos sus pinturas🙂

    Y gracias, Jordi, por los ejemplos. El de la NASA, ya te lo han dicho, o el del restaurante que sustituyó al negocio textil son pequeñas bocanadas de aire fresco, de éxito fácil de concitar el deseo emprendedor y cerrar, también, interminables manifiestos y declaraciones teóricas. 

    Estoy convencido del poder de tu acción in-prendedora. Gracias por la apuesta y disculpa este kilométrico comentario. Como dijo aquel: “escribo mucho porque no tengo tiempo [para ser conciso y certero]. 

    Un abrazo y suerte.

    M'agrada

  7. Jordi enhorabona per l’entrada, crec que documents com aquest transmeten idees molt positives per al creixement personal, tant a l’empresa pública com dintre de l’Administració. Ser emprenedor igual que el ‘2.0’ no és una qüestió de context, ni edat, ni d’eines, sinó una actitud, de voler aprendre, voler créixer i compartir amb els que alhora t’ensenyen i ensenyes.

    Per la meva part estic sorprès del gran grup humà emprenedor que m’he trobat a la Generalitat, que no es correspon gens amb la imatge clàssica del funcionari.

    M'agrada

  8. Gracias, José Luis, por tu valuoso comentario. A mi entender estamos en el buen camino: profundizar aún más en los efectos positivos que pueden causar las redes e Internet en el proceso de transformación de la Administración. Si a esto le añadimos el proceso de transparencia y participación que conlleva el movimiento open data (apertura de datos públicos para que ciudadanía y empresa puedan innovar), sinceramente el cambio es sólo cuestión de tiempo :)))

    Gràcies també Núria, Xavier, Mireia, Manel, Jordi i Sergi pels vostres comentaris, que són una bona empenta per continuar avançant conjuntament. M’agrada l’observació del Sergi per haver-se trobat a l’Administració de la Generalitat persones emprenedores. Espero que et puguem continuar sorprenent; ahir mateix vam presentar la XIP (xarxa d’innovació pública), una posada en escena molt modesta perquè no tenim temps de fer gaires coses més: estem treballant per presentar nous projectes. I en aquest recorregut esperem comptar amb la teva companyia, la qual, malgrat que tens uns quants anys menys que nosaltres, ens ha impressionat també per les teves observacions d’expert que tens en els temes que toquem!

    M'agrada

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